О клиенте

Международное коммуникационное агентство в бизнесе свыше 15 лет. Компания оказывает PR-услуги для зарубежных и российских проектов: финансовые коммуникации, информационное сопровождение сделок, отношения с инвесторами, кредиторами и аналитиками, внешние и внутренние корпоративные коммуникации. Агентство сопровождает международные проекты — Европа, Китай, Индия, страны глобального Юга.

Ситуация

Ассистент генерального директора уходила в декретный отпуск, на замену требовался специалист. Внутренней HR-службы в компании нет: новые сотрудники приходят благодаря рекомендациям или от кадрового агентства.

По «сарафанному радио» подходящего кандидата клиент не нашел, поэтому обратился за помощью в ВИЗАВИ Консалт. Мы сотрудничаем более 10 лет — знаем все нюансы этого бизнеса и характер сотрудников.

Задача

Помощник руководителя нужен был на время декрета, но сотрудника искали именно на постоянный договор. Планировалось, что после возвращения на работу первого ассистента кто-то перейдет внутри компании на другую позицию.

В компании штат до 30 человек — это не крупная корпорация, коллектив очень сплоченный. Поэтому важно найти человека, который совпадет по ценностям с командой.

Требования к кандидату

• Высшее образование, полученное в одном из конкретных московских ВУЗов;

• Английский язык на уровне Fluent (свободный) — письменный, устный, профессиональный;

• Дополнительный язык на уровне от Upper-Intermediate (продвинутый) — хинди, арабский, китайский или французский;

• Опыт работы личным помощником/personal assistant — от 3 лет в аналогичной сфере.

Список обязанностей: ведение личного календаря руководителя, организация встреч и поездок, подготовка материалов и т. п.

Процесс работы

У клиента было сформировано четкое видение будущего сотрудника — вплоть до персональных характеристик. Помимо этого пул кандидатов сужали и другие критерии.

Сложности

Знание нескольких языков (многоязычие). От кандидата требовалось знание нескольких языков на высоком уровне. Обычно для позиции личного ассистента достаточно знания английского на уровне В2. Но так как компания работает со странами всего мира, клиент хотел полиглота.

Высокий уровень образования. Оно должно быть получено в одном из ведущих ВУЗов. Клиент предоставил список конкретных учреждений, который включал МГИМО, МГУ, РАНХиГС, ВШЭ.

Конкретная сфера работы. Ассистент директора производства или помощник руководителя ресторана не подходил. От кандидата требовался опыт работы в компании, которая занимается маркетингом, СМИ или PR-коммуникациями, в идеале с международными партнерами.

Многофункциональность. Необходимо было найти кандидата, который мог бы выполнять не только обязанности личного помощника, но и заниматься PR-активностями.

Уровень задач. Специалисты с нужными навыками, знаниями и опытом чаще всего работают в крупных компаниях. Там более масштабные задачи и шире круг профессионального общения. То есть задачи небольшой организации их не заинтересуют.

Зарплата ниже рынка. Бюджет был в районе нижней границы для этой категории специалистов — его рассматривали только новички. Клиенту же нужен был топовый кандидат. Средний доход таких экспертов выше предлагаемого на 40–100%.

Работа в офисе. Компания небольшая и сплоченная, отношения внутри нее ближе к семейным. Клиент хотел, чтобы сотрудники были максимально погружены в работу и коммуникации, поэтому личный ассистент должен присутствовать в офисе 5/2.

Долгая обратная связь. Руководитель лично проводил итоговые собеседования с кандидатами. Ему было важно оценить, будет ли ему самому комфортно работать с этим человеком и вольется ли новичок  в корпоративную культуру компании. Но быстро назначить встречу было непросто — клиент часто был в отъезде, и кандидаты успевали принять другие предложения.

Решение

Мы проанализировали рынок. Вероятность найти сотрудника, не меняя условий, была низкой. С результатами пришли к клиенту на «пристрелочную» сессию, чтобы взглянуть на задачу под другим углом и «пересобрать» требования.

Аргументы убедили клиента отказаться от категоричности в плане образования и рассмотреть выпускников не только московских ВУЗов. Специалистов высокого уровня готовят в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и других городах РФ — это подтверждает рейтинг лучших российских ВУЗов от Forbes.

Изменили условия сотрудничества с офисного формата на гибридный. Сейчас соискатели все чаще выбирают предложения с возможностью работать удаленно полностью или частично, и ради этого готовы снизить свои зарплатные ожидания.

Воронка все еще была очень узкой, но с этим уже можно было работать. На первой же неделе мы привели троих кандидатов, подходящих под описание профиля. Сперва их оценил account manager — доверенное лицо руководителя. Понравился специалист со стажем более 16 лет, опытом работы в международных компаниях, знанием английского, итальянского и французского языков.

Заказчик пообщался с соискателем, но был не готов сразу принять решение. Он хотел выбрать из нескольких претендентов и решил промониторить рынок кандидатов сам, несмотря на нашу аналитику.

Две недели клиент потратил на самостоятельное изучение рынка. Результат был ожидаем нами. На первый взгляд на открытом рынке было много подходящих кандидатов. Но при изучении резюме помощников руководителя заказчик на собственном опыте убедился: релевантных специалистов, соответствующих профайлу и готовых рассмотреть данное предложение, практически нет.

Затягивать поиски помощника руководителя было нельзя — собственный ассистент уже не работал. Решили вернуться к понравившемуся кандидату. Однако выяснилось, что специалист уже трудоустроен и проходит испытательный срок у другого работодателя.

Мы непрерывно мониторили источники, чтобы первыми «поймать» кандидата, вышедшего на поиск работы. Обстановка накалялась — без персонального ассистента руководителю сложно контролировать четкость бизнес-процессов, начинается хаос.

После долгого кропотливого поиска мы нашли интересное резюме помощника руководителя.  Кандидат только начал искать работу и соответствовал формальному профайлу не на все 100%. Однако, он обладал очень интересными Soft skills, которые по совокупности факторов могли сработать как плюс.

Молодой специалист-международник работал персональным ассистентом только 1 год, но до этого был опыт в СМИ. Свободное знание пушту, английского и арабского языков. На предыдущей работе кандидат совмещал обязанности сразу нескольких позиций для двух направлений бизнеса. Из софтов — высокая работоспособность, стрессоустойчивость и огромное желание работать в команде с дружелюбной атмосферой.

Наше предложение заинтересовало специалиста. Мы отправили резюме клиенту. И тут он опять «зависает» — обратная связь пришла только через 4 дня. Мы позвонили кандидату, чтобы пригласить на встречу. Но он отказался, потому что принял оффер конкурента.

Мы не сдались и продолжили диалог. Еще раз подчеркнули преимущества вакансии и убедили специалиста пообщаться с работодателем. Оперативно назначили и провели встречу.

В результате сделали оффер «день в день». Через 14 дней персональный ассистент вышел на работу к нашему клиенту.

Результат

Проект был рассчитан на 2 месяца, а длился почти 3. Но если бы клиент не прошел первый провальный этап, он не пошел бы на уступки по своим параметрам.

Успешно решить задачу нам помогли глубокое понимание целей работодателя и кандидата, и забота об их комфорте. Мы убедили специалиста наглядно оценить преимущества нашего предложения, в разы ускорили обратную связь и привели нужного человека, который идеально вписался в команду.

Итого:

• Найдено релевантных профилей — 16,

• Проведено внутренних собеседований — 8,

• Отправлено резюме клиенту — 6,

• Проведено внешних собеседований (с клиентом) — 6,

• Офферы — 2,

• Выход на работу — 1.

Через 2 дня после выхода кандидата на работу руководитель лично связался с экспертами ВИЗАВИ Консалт и поблагодарил за нового сотрудника. Спустя полгода мы пообщались с обеими сторонами — все по-прежнему довольны друг другом.

Поможем найти личного ассистента, эксперта и узкопрофильных специалистов любого уровня сложности. Первые резюме покажем уже на следующий день, а собеседования организуем в течение 2–3 дней.

Оставьте заявку на подбор, и мы проконсультируем вас об условиях сотрудничества — это бесплатно.