Shared Service Center: возможности и риски.
HR неизбежно становится бизнес партнером. Начинает думать, как компания должна достигать поставленные цели, а не просто работать по отдельным бизнес процессам. Вопросы с процессами передаются внутреннему или внешнему подрядчику на аутсорсинг, который заточен на рутинные операции, на том, чтобы делать их максимально автоматизировано и эффективно.
Какие могут быть выгоды от перевода функций на аутсорсинг?
Каждая компания (успешная компания) оценивает эффективность процессов в цифрах. Важно, чтобы была возможность посчитать. Поэтому на первое место в списке выгод встает экономия численности, т.е. возможность делать те же процессы за счет меньшего количества людей, а это означает - экономия в деньгах.
Кроме экономии денег, есть еще ряд ожиданий: повышение прозрачности, повышение управляемости, повышение эффективности использования инфраструктуры и программного обеспечения, быстрое реагирование на бизнес изменения, возможность расширения должностных обязанностей, возможность для обмена талантами, эффект от интеграции процессов.
Экономия в деньгах возможна за счет:
- Перевода персонала в менее затратные регионы
- Оптимизации рабочего времени
- Снижение численности: узкая специализация, рост эффективности сотрудников, снижение требований к квалификации для неключевых позиций
- Снижение требований и численности лицензий
- Автоматизация ключевых процессов и модернизация систем
- Снижение затрат на аренду помещений
- Прочие административные расходы
Передача функций на аутсорсинг позволяет компаниям получить и нефинансовые выгоды от реализации:
- Новые типы сервисов, более продвинутые технически сервисы
- Одно окно для всех функций, с которыми идет взаимодействие
- Понятные линейки сервисов с понятными показателями качества
Многие проходили этап перехода на аутсорсинг, ну или как минимум задумывались об этом. Очень многих смущают риски, которые возникают при переходе.
Как же минимизировать риски?
Безусловно, основным и важным моментом, который будет снижать риски является вовлеченное руководство. Руководство должно поддерживать проект перехода на протяжении всего периода. Важен проактивный подход к управлению изменениями для миграции операционных рисков связанных с персоналом. Очень важна квалифицированная проектная команда для решения оперативных вопросов. Люди в проектной команде должны понимать, что и зачем они делают. Важно, чтобы они были экспертами по тем функциям, которые они переводят на обслуживание и оказывали максимальную экспертную поддержку сотрудникам, которые в дальнейшем выступят в роли наставников для персонала занятого на обслуживании. Стандартизация через процессы и технологии на этапе перевода также позволяет минимизировать риски.
Единый центр обеспечивает для своих клиентов эффективный перевод процессов на аутсорсинг в установленные сроки - за счет использования проверенных процессов и методологий. Процесс по переводу услуг на аутсорсинг включает три этапа: подготовка - планирование перехода, где осуществляется формирование ТЗ и разработка целевого решения, сам перевод - мониторинг процесса, где происходит тестирование уровня готовности и стабилизация, при которой фиксируются процессы и происходит проверка стабильности.
На протяжении всего проекта на каждом этапе должны быть контрольные точки с чек-листами по каждому этапу.
Как меняется структура?
HR становится бизнес партнером, который уходит от рутины и сфокусирован на стратегических задачах бизнеса. При этом мы понимаем, что у нас есть еще один участник процесса - это эксперт. Центр экспертизы определяет, то как именно живет бизнес процесс, по каким правилам он живет, какой методологией он руководствуется, он определяет наполнение локальных нормативных актов, определяет методологию аналитики, которая используется в компании, т.е. он диктует правила, по которым живет вся компания. А аутсорсер эти правила соблюдает.
Кроме всех вышеперечисленных выгод есть безусловные плюсы работы с проектными офисами, которые оказывают клиенту полный цикл консультационных услуг по внедрению модели центра обслуживания и оптимизации бизнес-процессов. Это возможность использовать опыт консультантов полученных в процессе работы с разными клиентами. Это возможность анализировать опыт и предлагать лучшие решения, которые будут максимально соответствовать запросу клиента - вашему запросу.
